Otomasi Order WhatsApp ke Google Sheets (No-Code, 15 Menit)

Masih manual copy-paste order WA ke Excel? Stop. Tutorial ini bikin sistem order otomatis dalam 15 menit, gratis selamanya pakai Make (dulunya Integromat).

Arsitektur Sistem

Customer WA → Webhook → Filter Validasi → Google Sheets → Notifikasi Admin (WA) → Balasan ke Customer

Prasyarat

• Akun Make (gratis 1000 operasi/bln) — daftar di make.com
• WhatsApp Business API (gratis via Meta Business) atau provider lokal: Fonnte, Wablas, Qontak
• Google Sheets + akun Google
• 15 menit waktu luang ☕

---

Langkah 1: Siapkan Google Sheets

Buat spreadsheet baru dengan kolom:

| Kolom | Contoh | Keterangan | |-------|--------|------------| | Tanggal | 2025-01-20 14:30 | Timestamp otomatis | | Nomor WA | 628123456789 | Format internasional | | Nama | Budi Santoso | Dari profil WA / input manual | | Produk | Nasi Goreng Spesial x2, Es Teh x1 | Parsing dari pesan | | Total | 45000 | Bisa dihitung otomatis nanti | | Status | Baru | Baru | Diproses | Selesai | Batal | | Catatan | Sedikit pedas | Opsional |

💡 Tip: Freeze row 1, filter kolom Status, conditional formatting untuk status "Baru" = merah.

---

Langkah 2: Setup WhatsApp Business API (Pilih 1)

Opsi A: Fonnte (Paling Mudah, Gratis 1000 pesan/bln)

1. Daftar di fonnte.com
2. Scan QR code pakai WhatsApp Business
3. Dapatkan Token & Target URL (webhook URL nanti)

Opsi B: Wablas (Populer di Indonesia)

1. Daftar di wablas.com
2. Koneksi device → dapatkan API Key & Secret

Opsi C: Meta Official (Gratis, Butuh Verifikasi Bisnis)

• Gratis unlimited tapi butuh verifikasi dokumen perusahaan
• Setup lebih kompleks, cocok skala besar

🎯 Rekomendasi UMKM: Pakai Fonnte — setup 5 menit, UI Bahasa Indonesia, support WA grup.

---

Langkah 3: Buat Scenario di Make

3.1 Trigger: Webhook

1. Klik "Create a new scenario"
2. Cari "Webhooks" → "Custom webhook"
3. Klik Add → nama WA Order Incoming → Save
4. Copy webhook URL (contoh: https://hook.eu1.make.com/xyz123abc)
5. Paste ke setting webhook di Fonnte/Wablas

3.2 Filter: Validasi Pesan Order

Tambah modul Router → Filter (ikon saringan):

Filter 1: "Pesan Order"

• Field: message.body (atau text.body tergantung provider)
• Operator: Contains (case insensitive)
• Value: order ATAU pesan ATAU beli ATAU regex: (order|pesan|beli|\d+\s*x|\d+\s*pcs)

Filter 2: "Bukan Spam"

• Field: from (nomor pengirim)
• Operator: Not equal to (nomor bot/spam known)

🔧 Regex cerdas untuk deteksi order:

(order|pesan|beli|mau)\s+.+|(\d+\s*(x|pcs|buah|pack|box))

3.3 Action: Parse Pesan (Text Parser)

Tambah Tools → Text Parser → Match Pattern:

Pattern untuk ekstrak produk:

(.+?)\s*(?:x|\*|pcs|buah|pack|box)\s*(\d+)

Contoh input: "Nasi Goreng x2, Es Teh x1" Output: Array [["Nasi Goreng", "2"], ["Es Teh", "1"]]

3.4 Action: Google Sheets - Add Row

Tambah Google Sheets → Add a Row:

• Spreadsheet: Pilih file tadi
• Sheet: Sheet1
• Mapping:
  • Tanggal: {{now}} (format: YYYY-MM-DD HH:mm)
  • Nomor WA: {{from}} (dari webhook)
  • Nama: {{profileName}} atau {{pushName}}
  • Produk: {{1.raw}} (hasil parse Text Parser, join dengan , )
  • Total: 0 (hitung manual nanti, atau tambah Calculator modul)
  • Status: Baru
  • Catatan: {{message.body}}

3.5 Action: Notifikasi Admin (WA)

Tambah HTTP → Make a Request (untuk kirim WA ke admin via Fonnte):

• URL: https://api.fonnte.com/send
• Method: POST
• Headers:
  • Authorization: Bearer {{FONNTE_TOKEN}} (simpan di Variables Make)
  • Content-Type: application/json
• Body (JSON):

{
  "target": "{{ADMIN_WA_NUMBER}}",
  "message": "🔔 ORDER BARU\n👤 {{profileName}} ({{from}})\n📦 {{parsedProducts}}\n💰 Total: Rp {{total}}\n📅 {{now}}",
  "countryCode": "62"
}

3.6 Action: Balasan ke Customer (WA)

Tambah HTTP → Make a Request (kirim konfirmasi ke customer):

• URL: https://api.fonnte.com/send
• Body (JSON):

{
  "target": "{{from}}",
  "message": "Halo {{profileName}}! 👋\n\nOrder kamu diterima:\n{{parsedProducts}}\n\nTotal estimasi: Rp {{total}}\nStatus: 🟡 *Menunggu Konfirmasi*\n\nAdmin akan hubungi via WA dalam 5 menit.\n\nTerima kasih! 🙏",
  "countryCode": "62"
}

---

Langkah 4: Test & Aktifkan

1. Klik "Run once" di Make

2. Kirim WA test ke nomor bisnis: "Order Nasi Goreng x2, Es Teh x1"

3. Cek:

   • ✅ Google Sheets terisi row baru
   • ✅ Admin dapat WA notif
   • ✅ Customer dapat balasan konfirmasi

4. Kalau OK → klik "Scheduling" → "On demand" atau "Every 15 minutes"

5. Klik "Activate"

---

Estimasi Biaya Bulanan

| Komponen | Biaya | |----------|-------| | Make (Free 1000 ops) | Gratis (cukup ~300 order/bln) | | Fonnte (Free 1000 pesan) | Gratis | | Google Sheets | Gratis | | Total | Rp 0 |

📈 Upgrade path: Make Core $9/bln (10k ops), Fonnte Pro Rp 50k/bln (unlimited)

---

Troubleshooting Umum

| Masalah | Solusi | |---------|--------| | Webhook tidak terpicu | Cek URL di Fonnte/Wablas, pastikan "Incoming Message" enabled | | Data tidak ke Sheets | Cek mapping di Make, pastikan kolom Sheets cocok | | WA tidak terkirim | Cek token Fonnte, pastikan format nomor 628xx | | Parse produk gagal | Perbaiki regex di Text Parser, test di regex101.com |

---

Level Up (Optional)

1. Hitung Total Otomatis → Tambah Calculator modul di Make, lookup harga dari Sheets "Produk Master"
2. Invoice Otomatis → Tambah Google Docs → Create from Template → generate PDF invoice
3. Dashboard Real-time → Pakai Google Data Studio (Looker Studio) connect ke Sheets
4. Multi-Admin → Router → Filter by jam kerja / kategori produk → kirim ke admin berbeda

---

Template Make (Import Langsung)

Download JSON scenario: order-wa-to-sheets.json → Import di Make: Scenarios → Import → pilih file.

---

Butuh bantuan setup? Hubungi kami — kami bantu setup gratis untuk 5 UMKM pertama tiap bulan.